毕业生档案在校时称为学生档案，毕业后被称为人事档案。可以说，它是个人政治面貌、学习经历和工作经历的记录，也是人事管理和服务的依据。
别小看这份档案，之后在工作中办理职称评审、报考公务员、入党政审、养老待遇核准等事项时，都用得上档案记录的这些信息。
一、办理退休时必须提供个人档案。不少人不知个人档案的去向，更不知个人档案遗失的严重后果。本月我院职工在政务大厅办理退休审批时，因为缺少一张十多年前的解除劳动合同证明而被拒绝审批。也就是说，从参加工作那天开始，从入职到离职，相关的手续必须齐全，否则不予审批退休。
这就给我们敲响了警钟，更换工作，特别是离职时，原单位提供的离职手续往往晚于离开单位的时间，这就导致个别纸质文件无法及时放入个人档案，而档案是不能私自拆阅的，几年甚至几十年后办理退休审批手续时，才发现缺少关键文件。这时之前的单位很可能已经不复存在，这对我们办理退休手续，造成了很大的阻碍。所以当拿到原单位提供的任何纸质文件时，一定要放在自己的档案里，一旦遗失或者损坏，会产生无法弥补的损失。
二、学历证书是你个人身份重要的证明。有些同志后取得学历，但不知道应及时将学历证书，入学、毕业生登记表，成绩单交给人事部门，使得个人信息无法得到及时更新。在使用时我们无法准确提供，同时也会影响个人岗位晋升的等待时间。
三、资格证书是你职务晋升的重要依据。有些同志取得资格证书，但不知道及时交给人事部门，导致不能及时参加职务评聘，对个人利益造成影响。
四、荣誉证书是对你的工作给予肯定的象征。有些同志取得了荣誉证书、表扬信或者其他表彰证书，但不知道及时交给人事部门，导致个人档案中没有相关的记录，使你人生中取得的荣誉和光辉事迹无迹可寻。
人事档案是人事管理制度的一项重要环节，它是个人身份、学历、资历、荣誉等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。它是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、干部选拔、办理退休等相关证明时，都需要使用档案。
随着相关部门对档案管理越来越重视，我院逐步完善档案管理工作。一年来，组织人事部收集完善职工档案，将档案中缺少部分逐步收集、整理；将部分编外聘用人员档案收集存档。希望大家重视个人的成长足迹——档案，积极主动地将档案中缺少部分上交到组织人事部。我们会严格按照档案管理标准，精心整理、存档。在您需要时，会及时、准确地为您提供所需材料。
具体操作方法如下：
1、生源地查询方法。
通常来说，自己的档案一般都是自己学习工作的地方进行查询就可以了，举个例子：比如一名毕业生要查询自己的档案，首先登录自己生源地所在的毕业生就业服务管理系统，这个3搜索一下“高校毕业生就业服务管理系统”就会出现官网，点击进入。
这个时候可以选择好登录选项，登录自己的账号，如果没有，可以先用手机注册再进行登录。点击登录，就会出现“毕业生服务”的界面。用鼠标点击一下界面，然后向下滑动鼠标滑轮，在看到“自助查档”的时候点击进去，然后再点击进入“查询档案”。进入“查询档案”，如果你的档案已经录入，那么你就可以仔细查看自己的档案了。
2、其他查询方法。
档案一般都是跟随户口转移，你在哪个单位，档案就会存放在你所在的单位，学生档案一般是由学校保管，已经工作的人的档案除在单位的档案馆外，还有可能由公司寄存在人才市场，无业的人档案也在就业市场。
如果是存放在单位或者学校的，这个直接打电话问档案处调取自己的档案就可以了。
如果是放在人才市场，则可以打官方电话或进入官方网址进行查询。
毕业生中除了继续在学校读书的外，在学校的档案都会发生转移，的可能会转到继续深造的其它高校或就业单位、当地人才市场， 未读书或未就业的则会直接转回原籍。
3、最后，如果实在不知道应该如何查询自己的档案，则可以问问当地的人力资源和社会保障局，这里应该是最权威的。